¿Tu empresa utiliza vehículos para operar? Ya sea que tengas una flota completa o solo uno o dos móviles, cumplir con la normativa legal vigente es clave para evitar multas, sanciones y paralización de actividades. A continuación, te dejamos un checklist actualizado con los principales aspectos legales que toda empresa con vehículos debe tener en cuenta.

1. Documentación obligatoria del vehículo

Asegúrate de que cada vehículo cuente con:

• Permiso de circulación vigente

• Seguro obligatorio (SOAP)

• Revisión técnica al día

• Certificado de emisiones contaminantes (si corresponde)

Revisa las fechas de vencimiento y establece recordatorios automáticos para renovaciones.

2. Registro del vehículo a nombre de la empresa

Si el vehículo es utilizado por la empresa, debe estar inscrito a nombre de la razón social o con contrato de arriendo operativo debidamente legalizado. Evita usar vehículos a nombre de particulares, ya que puede generar problemas en seguros, responsabilidades legales y tributación.

3. Licencias de Conducir del Personal

Todo conductor debe tener su licencia de conducir al día y correspondiente al tipo de vehículo:

• Clase B: autos y camionetas

• Clase A (1 a 5): transporte de carga y pasajeros, según el caso

Además, es recomendable llevar un registro actualizado del personal autorizado a conducir vehículos de la empresa.

4. Seguro Complementario para Flota

Si bien el SOAP es obligatorio, es insuficiente ante daños materiales o robo. Considera:

• Seguro a todo riesgo

• Cobertura para terceros

• Responsabilidad civil

Esto no solo protege tus activos, sino que también reduce riesgos legales en caso de accidentes.

5. Libro de Registro de Vehículos

 Especialmente útil para empresas con varios vehículos. Debe incluir:

• Fechas y horarios de uso

• Conductor asignado

• Kilometraje inicial y final

• Observaciones o incidentes

Este registro puede ser clave ante fiscalizaciones o investigaciones por accidentes.

6. Protocolos de mantención y seguridad

Implementa un plan de mantención preventiva para cada vehículo, con historial documentado. Además:

• Revisa que cuenten con elementos de seguridad exigidos por ley (chaleco reflectante, extintor, triángulo, botiquín, etc.)

• Capacita a los conductores en normas de tránsito y conducción segura

 7. Cumplimiento de Normativas Laborales

Si el uso del vehículo forma parte del trabajo, asegúrate de:

• Incluirlo en el contrato de trabajo o anexo

• Establecer límites de uso, jornadas, descansos

• Cumplir con normativas de la Dirección del Trabajo sobre seguridad y prevención de riesgos

8. Transporte de carga o pasajeros (si aplica)

¿Tu empresa realiza transporte de carga o personas? Entonces debes cumplir con:

• Inscripción en el Registro Nacional de Transporte Público y Privado

• Obtener los permisos del Ministerio de Transportes

• Cumplir con la normativa de pesos, dimensiones, y condiciones técnicas

Fiscalizaciones y qué hacer ante multas

Mantén una carpeta física o digital con toda la documentación y establece una política interna de respuesta a fiscalizaciones. Si recibes una multa:

• Verifica su legalidad

• Evalúa si corresponde apelar

• Regulariza inmediatamente la infracción para evitar recargos

Tener vehículos en una empresa no solo implica gestión operativa, sino también cumplimiento legal riguroso. Con este checklist podrás anticiparte a fiscalizaciones y mantener tu empresa funcionando sin sorpresas ni sanciones.

¿Tienes dudas sobre la legalidad de tus vehículos o procesos de cumplimiento? Consulta con nuestro equipo de abogados. Una asesoría oportuna puede ahorrarte millones en multas.

Catalina Jeria Miranda - Abogado Asesor